Съгласно чл. 173, ал. 1 от КТ до 31 декември на предходната календарна година работодателят утвърждава график за ползването от работниците и служителите на платения годишен отпуск за следващата календарна година след консултации с представителите на синдикалните организации и представителите на работниците и служителите по чл. 7, ал. 2.

Графикът се изготвя така, че да се даде възможност на всички работници и служители да ползват платения си годишен отпуск до края на календарната година, за която се полага. В графика може да се включва платеният годишен отпуск, ползването на който е отложено (чл. 37б, ал. 4 от Наредбата за работното време, почивките и отпуските). Според чл. 173, ал. 8 КТ работодателят е длъжен да разреши платения годишен отпуск на работника или служителя, когато той е поискан за периода, посочен в графика, освен ако ползването му е отложено по реда на чл. 176. Следователно, задължението на работодателя да разреши ползване на поискан от работника или служителя платен годишен отпуск, е само когато отпускът е поискан за периода, посочен в графика.

Съгласно ал. 9 на чл. 173 КТкогато работодателят не е разрешил ползването на отпуска в случаите и в сроковете по ал. 2, работникът или служителят има право сам да определи времето на ползването му, като уведоми за това работодателя писмено поне две седмици предварително. В чл. 176а от КТ е предвидено, че когато платеният годишен отпуск или част от него не е ползван до изтичане на две години от края на годината, за която се полага, независимо от причините за това, правото на ползване се погасява по давност.